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Gérer son temps de travail : être plus efficace et libérer sa charge mentale

Boostez votre efficacité en identifiant les tâches importantes et en prenant des pauses bien méritées.

Auteur : PepPsy

03 octobre 2023

Gérer son emploi du temps, optimiser sa productivité, trouver un bon équilibre vie pro/perso, libérer de l’espace mental… représente un défi non négligeable.

Une gestion du temps efficace vous permet de mieux organiser votre vie de travail et également personnelle, d’accomplir plus de tâches en moins de temps et de réduire votre charge mentale notamment le stress lié à des échéances pressantes. Vous vous sentirez plus performant et cela participe à augmenter votre sentiment d’efficacité personnel.

Comment gérer son temps de travail pour être plus efficace et libérer sa charge mentale ?

🔕 Éliminez les distractions

Les distractions sont l’un des plus grands ennemis de la gestion du temps. Les médias sociaux, les notifications incessantes sur votre téléphone, les discussions inutiles au travail, tout cela peut vous détourner de vos tâches importantes.

Identifiez les principales sources de distraction dans votre vie et prenez des mesures pour les éliminer ou les réduire au minimum.

Cela peut inclure la désactivation des notifications sur votre téléphone pendant les heures de travail, la création d’un espace de travail calme et dédié, ou la mise en place de périodes de concentration sans interruption.

🏁  Apprenez à gérer les deadlines

On a souvent plein de choses sur le feu, une to-do liste longue comme le bras… dans ces cas-là, une chose est sûre est que l’on ne s’embête pas !

Pour bien vivre avec cette charge de travail et gérer ses deadlines sans se sentir submergé(e), la clé du succès est la planification et l’organisation (à commencer par l’organisation dans sa tête!).

✅ Voici un petit exercice à réaliser qui vous aidera à gérer les dead-lines :

Dégagez 20 min de votre temps et munissez vous de votre agenda (papier ou digital), d’un bloc de post-its et un stylo !

    • Ecrivez toutes les missions pour lesquelles vous avez des échéances dans les semaines à venir, sur un post-it différent à chaque fois.
    • Indiquez la date de l’échéance
    • Estimez le temps que vous prendra chaque tâche et indiquez le sur le post-it correspondant
    • Indiquez entre 0 et 10 le degré d’importance que cette tâche a,
    • Identifiez s’il y a des gens impliqués dans la réalisation de votre tâche ou quelqu’un qui serait impacté par la non réalisation de celle-ci.
    • En fonction de toutes ces réponses apportées, et avec un résultat visuel, vous serez plus en mesure de voir les tâches qui cumulent les 3 dimensions, deux, une et vous serez en capacité de hiérarchiser et de suivre ce déroulé.
    • Trier donc vos post-its par ordre de priorité.
    • Prenez quelques minutes pour reporter cette conclusion à un endroit où vous pourrez vous référer rapidement

🔢 Prioriser vos tâches

L’essentiel prend peu de temps, l’accessoire beaucoup de temps.” – Loi de Pareto

Notre temps est souvent gaspillé par de petites actions sans importance. Pour lutter contre les pièges et les contraintes du temps, il convient d’être organisé et efficace et ainsi de savoir distinguer les actions urgentes des non urgentes, les importantes des non importantes.

✅ La Loi de Pareto ou loi des 20/80

La loi de Pareto ou des 20/80 offre une perspective utile pour aider à hiérarchiser les efforts et les ressources dans de nombreuses situations aussi bien professionnelles et personnelles.

  • En gestion de projet : Dans un projet, il est courant que 20 % des tâches consomment 80 % du temps et des ressources. Concentrer ses efforts sur ces tâches critiques peut améliorer la gestion du projet.
  • En productivité : On peut constater que 20 % des activités ou des tâches que vous accomplissez dans une journée produisent 80 % de vos résultats. L’identification de ces tâches clés peut augmenter votre efficacité.
  • Priorisez vos actions par ce qui est important plutôt que réaliser de nombreuses micro-tâches qui vous donneront la satisfaction d’avoir rempli votre journée, alors que l’essentiel n’est pas fait.
  • Les tâches urgentes et importantes sont à traiter en priorité et soi-même
    • Les tâches non urgentes mais importantes sont à traiter rapidement, soi-même
    • Les tâches urgentes moins importantes peuvent attendre et peuvent être déléguées
    • Les tâches inutiles sont à jeter et ne doivent pas être traitées. Attention, parfois il y a des tâches complètement inutiles qu’on s’ajoute nous-mêmes ou qui sont valorisées au sein de l’entreprise.

🤨 Identifiez les tâches boostantes

Votre motivation va avoir un impact sur votre gestion du temps. Aimer ce que l’on fait (c’est ce qu’on appelle la motivation intrinsèque) et le percevoir comme utile (ce qu’on appelle la motivation introjectée) va influencer sur la rapidité de la réalisation de votre mission. Une activité boostante va nous rendre plus efficace.

Face à une tâche, vous pouvez croire que vous arriverez à la surmonter. Vous avez alors un sentiment d’efficacité personnelle plutôt élevé.

A contrario, si vous avez l’impression que vous n’allez pas réussir à accomplir cette tâche alors votre sentiment d’efficacité personnelle est plutôt bas. Lorsque votre sentiment d’efficacité personnelle est bas, vous allez être moins efficace en la réalisant. Vous allez tergiverser, croire que vous n’en êtes pas capable, que votre collègue untel le ferait bien mieux que vous etc etc.

☕️ Faites des pauses !

A chaque fois que c’est possible, et quand vous en ressentez le besoin, faites une pause afin de vous recentrer. Il s’agit de s’octroyer du temps pour débrancher votre mental afin de recharger les batteries et pouvoir poursuivre la réalisation de vos autres tâches dans la durée. Cette pause peut être courte. Allez marcher un peu, prenez une boisson en savourant, fermez les yeux quelques instants.

✅ La Loi de Pareto ou loi des 20/80

La technique Pomodoro est une méthode de gestion du temps et de la productivité développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Cette technique est conçue pour aider les individus à rester concentrés et productifs en divisant leur travail en intervalles de temps courts, appelés « pomodoros », suivis de courtes pauses.

  • Sélectionnez une tâche à accomplir : il est préférable de commencer par une tâche spécifique et délimitée, plutôt qu’une tâche vague.
  • Concentrez-vous intensément sur la tâche que vous avez choisie pendant les 25 minutes du pomodoro. Évitez toute distraction et tenez-vous-en strictement à cette tâche pendant cette période.
  • Prenez une pause courte : Une fois le pomodoro terminé, accordez-vous une pause de 5 minutes. Profitez de cette courte pause pour vous détendre, vous étirer ou faire autre chose de non lié au travail.
  • Répétez le cycle : Répétez ce processus de pomodoro (25 minutes de travail suivi de 5 minutes de pause) trois ou quatre fois de suite. Après avoir effectué quatre pomodoros, accordez-vous une pause plus longue de 15 à 30 minutes.

Les courtes pauses permettent de recharger votre énergie et de prévenir la fatigue mentale, tandis que les pauses plus longues vous offrent l’occasion de vous ressourcer davantage.

🙌 Restez flexible !

« Rien ne se passe jamais comme on l’a prévu.” Loi de Murphy

Bien que la planification soit importante, il est également essentiel d’être flexible.

La vie est pleine de surprises, et il est impossible de tout prévoir.

Apprenez à vous adapter aux changements de plan et à réajuster votre emploi du temps lorsque cela est nécessaire.

En repensant votre travail de manière proactive et en mettant en place de nouvelles stratégies de gestion du temps, vous pouvez améliorer considérablement votre efficacité et votre satisfaction au travail. Cela peut vous permettre de réaliser davantage en moins de temps et de mieux équilibrer vos responsabilités professionnelles et personnelles.

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