Mettre en place un plan de prévention des risques psychosociaux dans son entreprise

Présentation et genèse du projet chez V&B

Juliette LACHENAL : Bonjour à tous. J'ai la joie d'animer ce webinar avec Agnès, qui est Directrice des Ressources Humaines de V&B. Pour me présenter rapidement, je suis psychologue et j'ai créé PepPsy, une entreprise qui accélère la performance sociale des entreprises. Notre rôle est de prévenir les risques psychosociaux, d'améliorer la QVCT et de protéger la santé mentale des dirigeants, des collaborateurs et des RH. Nous le faisons notamment en créant un plan d'action de performance sociale, ce que nous avons déployé chez V&B. C'est un plan qui se fait en trois jours autour d'un outil que l'on appelle la "fresque". L'objectif est d'avoir un impact réel, de cartographier ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et d'aligner toutes les parties prenantes sur les actions prioritaires. C'est un jeu de cartes qui permet de s'aligner sur ce que sont les RPS et d'en faire un plan d'action efficace avec un calendrier précis. Agnès, est-ce que tu peux nous dire un mot sur V&B et pourquoi vous avez eu besoin de travailler sur cette question des risques psychosociaux ?

Agnès GERBOIN : Tout à fait. V&B est un concept de bar-cave né en 2001, fondé par Jean-Pierre de Bois et Emmanuel Bouvet. Jean-Pierre était plutôt l'homme du vin et Manu l'homme de la bière. Le fondement de V&B est vraiment leur amitié, on commence donc par l'humain. Le concept a été créé à Château-Gontier. Aujourd'hui, le réseau compte environ 290 magasins en France et un en Angleterre. En 24 ans, on est passé de 1 à 290 magasins, c'est énorme. Pour accompagner ce développement, nous avons créé des sociétés têtes de réseau et un siège social à Château-Gontier. Je m'occupe essentiellement des 300 collaborateurs basés sur le bassin de Château-Gontier. On a une grande diversité d'activités : fonctions support, transport, logistique, ou encore nos coachs qui sont sur le terrain. C'est un groupe qui grandit très vite avec des gens très investis.

Juliette LACHENAL : Et comment est venue cette conscience de travailler sur les risques psychosociaux ?

Agnès GERBOIN : Au siège, je travaille en binôme avec Céline Le Breton, qui est responsable de l'expérience collaborateur. C'est un poste qui a une importance primordiale. Au fil de nos échanges, nous nous sommes posé la question des RPS car nous faisons face à des collaborateurs parfois en difficulté et nous voulions les accompagner de la bonne manière. Un jour, j'ai assisté à une réunion avec des acteurs RH locaux où Timothée, de chez PepPsy, a fait une présentation. C'était comme une évidence, il fallait que l'on travaille avec vous sur nos problématiques pour poser les bons mots et une définition commune, pas seulement pour nous mais pour tout le collectif.

Comprendre les enjeux et la définition des RPS

Juliette LACHENAL : Tu pointes quelque chose de très important. Quand on veut travailler sur la performance sociale, la première chose à faire est de définir de quoi on parle. Il faut savoir ce qu'est un RPS et comment on sensibilise tout le collectif, car cela n'appartient pas qu'à la direction. Les RPS, ce sont les risques psychosociaux, avec trois grands risques : les violences internes, les violences externes et le stress. Ils sont causés par les relations et l'organisation du travail. Les conséquences sont des troubles psychosociaux individuels (burnout, épuisement, désengagement) qui impactent l'entreprise par l'absentéisme ou le turnover. Comprendre cette mécanique n'est pas évident, car la sphère privée se mêle aussi à la santé mentale. Un collaborateur épuisé, est-ce lié à l'entreprise ou non ? Ce sont des questions délicates.

Agnès GERBOIN : C'est délicat, mais il faut pouvoir agir et accompagner le collaborateur en identifiant les situations avant qu'elles n'arrivent. Nous avons procédé par étapes. Après avoir rencontré Timothée, nous avons fait une première sensibilisation lors d'une réunion de managers. L'objectif était d'apprendre aux managers à prendre soin d'eux-mêmes en premier lieu. Pour détecter ou accompagner, il faut trouver ses propres ressources. Des managers à bout de souffle ne peuvent pas adresser ces questions difficiles. Ensuite, nous avons sensibilisé le comité de direction, car ils sont les premiers à pouvoir détecter et nous accompagner. L'étape suivante a été l'audit RPS. On a passé plusieurs jours avec la fresque pour fouiller ce qui était déjà fait, ce qu'on pouvait remettre en place et établir notre plan d'action.

Juliette LACHENAL : Souvent, on imagine qu'un audit RPS est un grand questionnaire envoyé à tous, mais vous avez fait le choix de l'action. Vous connaissiez déjà les difficultés remontées par le terrain ou le CSE, l'idée était donc de ne pas refaire un énième questionnaire mais de passer à l'action.

Agnès GERBOIN : C'est ça, le but était de trouver des points d'action pour un futur très proche. De ces jours de construction est sortie la nécessité de créer un "comité RPS". Il est constitué des acteurs RH du siège et des membres du CSE, qui contribuent aux actions. Nous avons fait une sensibilisation avec eux et Sandrine Bouvet, la fondatrice, pour travailler ensemble sur les plans à venir.

La collaboration avec le CSE et la construction du plan d'action

Juliette LACHENAL : Ce point m'intéresse particulièrement. Quelle que soit la taille de l'entreprise, les relations avec le CSE ne sont pas toujours faciles et les RH peuvent se sentir prises à partie. Souvent, les dirigeants ont peur que si on réunit tout le monde autour d'une fresque pour regarder les facteurs de risque, l'entreprise explose. Pourtant, c'est vous qui avez demandé à réunir le CSE, la direction et les RH. Pourquoi ce choix et comment l'avez-vous vécu ?

Agnès GERBOIN : En toute transparence, on avait commencé à travailler de notre côté et le CSE travaillait sur le même sujet en parallèle. On s'est dit avec Céline que c'était une erreur et qu'il fallait bosser ensemble. On a réuni le CSE, ils ont dit oui collectivement. Il faut lever les freins car ce sont des alliés dans la lutte contre les RPS. Aujourd'hui, ils font partie du comité RPS qui se réunit tous les mois pour étudier le plan d'action et parler des situations individuelles.

Juliette LACHENAL : Donc l'entreprise n'a pas implosé ? Est-ce qu'au contraire il y a eu une prise de conscience des facteurs de protection, de tout ce qui fonctionne bien malgré les risques ?

Agnès GERBOIN : Oui, c'est un chemin commun. On a pris conscience des facteurs de protection déjà en place et de ceux sur lesquels il faut travailler ensemble. On travaille main dans la main. Cela n'empêche pas des divergences parfois, comme dans tout groupe de travail, mais on trouve des moyens d'avancer ensemble. Pour ce comité RPS, on étudie le plan d'action et on accompagne les collaborateurs en difficulté en travaillant avec le manager, les collègues et parfois des partenaires extérieurs.

Juliette LACHENAL : Les facteurs de protection permettent de minimiser l'impact des risques. Un partenaire extérieur comme un psychologue est un facteur de protection. Mais il y en a d'autres, très forts chez V&B, comme la convivialité. Vous avez des événements, vous soutenez le stade lavallois, vous vous réunissez pour les matchs. Même l'aménagement de vos bureaux est centré sur la convivialité. Cela balance les périodes de charge de travail intense.

Agnès GERBOIN : On a aussi essayé de créer un collectif capable d'identifier quand un collègue ne va pas bien. On a créé un formulaire d'alerte pour avoir une action rapide. On peut alors proposer du télétravail ou aménager des horaires. On construit à l'individu.

Déploiement managérial et perspectives 2030

Juliette LACHENAL : Vous avez donc nommé ces facteurs de protection. Le fait de le dire clairement permet d'ouvrir la parole, car on n'est plus obligé de seulement frapper à ton bureau pour s'exprimer. Pour répondre à une question du chat, le comité de pilotage intègre des membres RH et du CSE pour rester efficace, car on ne peut pas associer tout le monde sans créer une machine de guerre ingérable. Mais qui pilote les actions concrètement ?

Agnès GERBOIN : Le comité pilote et s'assure que ça bouge, mais nous ne faisons pas tout. D'autres salariés ou managers travaillent sur certaines actions. Aujourd'hui, V&B travaille sur son projet d'entreprise à l'horizon 2030 et nous avons intégré les actions RPS comme l'un des piliers de ce projet. C'est un plan à cinq ans. La dernière étape, c'est en octobre prochain : nous rassemblons tous les managers pour une formation avec PepPsy. Ils ont déjà appris à prendre soin d'eux, maintenant ils vont apprendre à identifier les signaux d'alerte, à faire de la prévention et à connaître le processus interne chez V&B.

Juliette LACHENAL : L'idée est qu'ils s'en saisissent pour leur propre équipe. Ils vont pouvoir augmenter les facteurs de protection localement. Qu'une problématique vienne de la sphère familiale (divorce, logement) ou professionnelle, ils sauront quoi mettre en place. Former les managers permet une détection beaucoup plus tôt et de poser des actes forts, comme mettre fin à un harcèlement. Cela transforme l'entreprise pour qu'elle soit socialement plus performante et que les collaborateurs soient mieux dans leurs baskets.

Agnès GERBOIN : On a commencé par Château-Gontier, mais demain, mon plan est de diffuser cette connaissance RPS à tout notre réseau de magasins et nos autres enseignes comme Levrette Café ou Gargalou. Même dans un magasin de cinq personnes, il y a des facteurs de risque et de protection à gérer. On construit étape par étape sur du solide.

Juliette LACHENAL : On voit que cette fresque aligne tout le monde sur le bon combat sans s'épuiser. On passe d'un sujet RPS qui peut faire déprimer à un sujet enthousiasmant.

Agnès GERBOIN : C'est vrai, on est ressorti de cet exercice avec des idées beaucoup plus claires sur les termes et les protections. Pour répondre à Lucie dans le chat, l'idéal pour une fresque est un groupe de 8 à 10 personnes maximum. Quant à la formation de secouristes en santé mentale, nous n'en sommes pas encore à cette étape, on commence par la base en formant les managers et le CSE. Le plan d'action s'intègre aussi parfaitement au Document Unique. Vincent, qui s'en occupe, a pu intégrer nos actions suite aux échanges avec la médecine du travail. Merci à Juliette et à l'équipe PepPsy pour cet accompagnement qui est un vrai soutien pour moi dans mon poste de DRH. Merci à tous d'avoir participé.

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